I anledning af at ny lovgivning om databeskyttelse er trådt i kraft i år, skal Ejerforeningens bestyrelse/administrator herved orientere om foreningens behandling af personoplysninger, som foreningens bestyrelse har pligt til at sikre overholdt.

Som dataansvarlig har Ejerforeningens bestyrelse indsamlet navne, adresser, telefonnumre og eventuelle mailadresser vedrørende ejerne, og disse oplysninger er videregivet til Ejerforeningens administrator, Advokatfirmaet Ternstrøm I/S, Hedehusene, der som databehandler påser overholdelse af lovgivningens bestemmelser.

Ejerforeningens bestyrelse har i denne anledning udarbejdet nedenstående orientering:

Privatlivspolitik for E/F Tåstruphave

Ejerforeningen:

E/F Tåstruphave
CVR-nr. 57603615

Adresse:

c/o Advokatfirmaet Ternstrøm I/S
Hovedgaden 423, 2640 Hedehusene
tlf. 4656 0065
email: advokaterne@ternstrom.dk

Spørgsmål vedrørende personoplysninger – kontaktperson:

Bestyrelsesformand Erik Larsen, tlf. 2896 9707

Formålene med behandling af dine personoplysninger

Ejerforeningen behandler personoplysninger om dig for at varetage administrationen af din ejerlejlighed, ejendommens drift og foreningens interesser. Oplysningerne er nødvendige for at opfylde den aftale, foreningen har med dig om boligen, hvilket er et lovligt formål, der ikke kræver samtykke. Bestyrelsen kan endvidere behandle personoplysninger om dig for at opfylde lovkrav eller for at fastlægge eller imødegå et retskrav. Ejerforeningen behandler kun de oplysninger om dig, der er nødvendige for at opfylde Ejerforeningens formål.

Kategorier af personoplysninger

Vi bruger som udgangspunkt kun almindelige personoplysninger, herunder dit navn, adresse, tlf.nr. og eventuel emailadresse. Vi kan bruge oplysninger, der er tillagt en højere grad af     beskyttelse, f.eks. dit cpr.nr. i hvidvask-sammenhæng, eller oplysninger om strafbare forhold i forbindelse med sager om overtrædelse af foreningens vedtægter eller husorden. Vi kan bruge følsomme oplysninger, f.eks. helbredsoplysninger i forbindelse med tilretninger af boligen p.g.a. handicap eller alder.

Samtykke

Hvis vi gerne vil indsamle oplysninger om dig, som ikke er nødvendige for at opfylde vores formål, anmoder vi om dit samtykke. Det kan f.eks. være brug af billeder fra et socialt arrangement i foreningen. Hvis vi har brug for dit samtykke, har du også mulighed for at sige nej, og du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte bestyrelsen.

Videregivelse

Vi videregiver kun oplysninger om dig, hvis det er nødvendigt, enten p.g.a. lovgivning eller hvis foreningen har en berettiget interesse, der overstiger hensynet til dig. Dette kan f. eks. være til forsyningsvirksomheder i forbindelse med forbrugsregnskaber og flytninger, eller til Nets i forbindelse med opkrævning af fællesudgift m.v.

Opdatering af oplysninger

De personoplysninger, vi har om ejerne, skal være rigtige. Vi beder dig derfor om at meddele, hvis du f.eks. sælger eller udlejer ejerlejligheden, skifter emailadresse eller tlf.nr.

Sletning af oplysninger

Vi sletter personoplysninger om dig, når vi ikke længere har brug for dem, f.eks. fordi du er fraflyttet foreningen, og vi har fastsat procedure for, hvornår vi sletter dine personoplysninger. Selvom du er fraflyttet, kan dit navn fortsat fremgå af foreningsdokumenter samt generalforsamlingsreferater, bestyrelsesmødereferater og årsregnskaber, hvis du f.eks. har været valgt til en bestyrelsespost eller en udvalgspost, eller har anmodet om at få ført en udtalelse til referat.

Foreningens bestyrelse vil løbende vurdere, om referater indeholder beslutninger, der fortsat er relevante og nødvendige for at kunne dokumentere.

Årsregnskaber og bogføring skal vi opbevare i mindst 5 år.

Sikkerhed

Vi har vedtaget regler for, hvordan vi sikrer de personoplysninger, vi har registeret om dig. Vi har fastsat procedurer for, at det kun er valgte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, der har adgang til de oplysninger, vi har registeret, medmindre vi er berettiget til at videregive oplysningerne. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der medfører en høj risiko for dine rettigheder, f.eks. for identitetstyveri, økonomisk tab eller tab af omdømme, underretter vi dig så hurtigt som muligt.

Dine rettigheder

 Du har ret til efter anmodning at få følgende oplyst:

• Hvilke oplysninger vi behandler om dig.
• Hvor oplysningerne stammer fra.
• Hvad vi bruger dine oplysninger til.
• Hvor længe vi behandler dine oplysninger.
• Hvem, vi videregiver dine oplysninger til.

Vi gør opmærksom på, at retten til indsigt kan begrænses af hensyn til beskyttelse af andre personers privatliv.

Du har ret til at få rettet forkerte oplysninger, og til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis det vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige.

Du har ret til at få slettet dine oplysninger. Retten til at få slettet oplysninger kan begrænses, f.eks. hvis oplysningen fortsat er nødvendig for at opfylde vores formål, lovkrav eller for at fastlægge eller imødegå et retskrav.

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger, f.eks. hvis du mener, at oplysningerne er forkerte, eller at vi behandler oplysningerne i strid med lovgivningen.

Du kan læse mere om dine rettigheder i datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Klage

Du har ret til at indgive klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

Foreningen forbeholder sig retten til at ændre i privatlivspolitiken.

Underskrevet foråret 2018 af Erik Larsen, formand.